Negocios y Protocolo, una alianza necesaria

Todos sabemos que el Protocolo trata del conjunto de instrucciones, normativas o reglas que permiten guiar o regular una determinada acción. A partir de este significado, se desprenden diversas nociones de protocolo en el campo de la comunicación, la investigación, la empresa, las relaciones sociales, etc. En este post, nos vamos a concentrar en el protocolo empresarial para comprender sus términos y pautas.

Actualmente, vivimos en un mundo globalizado, donde la apertura generalizada de los mercados de bienes y capitales, la creciente privatización de los sectores económicos, el auge de las empresas multinacionales, el aumento de la competencia y el acceso a mercados internacionales, así como el intercambio cultural, están a la orden del día en las negociaciones y relaciones comerciales.

El mundo empresarial actual, requiere cada día más de expansión y relación con empresas y empleados de otros países y con sus diversas culturas. Por ello, es necesaria la coordinación de las estrategias comerciales, así como, las normas de Protocolo y buenas maneras.

Los ejecutivos de la empresa, en los niveles de decisión, deben conocer técnicas, tener habilidades directivas y personales que les permitan relacionarse, para desenvolverse con soltura en todo tipo de negociaciones y situaciones, con total naturalidad, sin alterar el entorno social o cultural en que se desarrollan dichos negocios. Todo ello, ayuda a ganar la confianza del interlocutor para posicionar la empresa, y a plantear resolviendo con éxito cualquier tipo de negociación internacional, ya sea de ámbito mercantil, laboral o institucional.

Del mismo modo, el personal de la empresa en su conjunto y, sobre todo, aquellos que tengan contacto con el exterior (comerciales, departamento de marketing, personal auxiliar…etc.), también deben conocer las fórmulas sociales y técnicas correctas de cada país, con el fin de que la empresa proyecte una imagen corporativa, uniforme y profesional.

Por el contrario, el mal uso del Protocolo en las relaciones internacionales puede manifestar una palpable imagen negativa de la empresa, y especialmente refleja poca profesionalidad; pudiendo llegar a provocar la ruptura de relaciones comerciales, y verse reflejado en los resultados de esta, debido a los malos entendidos o a previsibles y evitables situaciones comprometidas.

Reglas de oro para nuestras relaciones empresariales

Hay que tener en cuenta, que la imagen y el prestigio de las empresas están expuestos continuamente a la opinión pública, y es por tanto una necesidad que el personal que compone la empresa debe de tener una formación en Protocolo, para que se logre actuar con naturalidad, profesionalidad, eficacia, agudeza y confianza en cualquier situación o circunstancia que se le presente.

El manual de protocolo empresarial debe reunir determinadas características como ser práctico, accesible, comprensible y flexible. Aquí os dejamos algunas de las reglas básicas que lo componen:

  1. Conocer datos sobre nuestro destino

La información siempre es buena. Antes de acudir a una comunidad o país distinto al nuestro es conveniente informarse sobre las costumbres y tradiciones de esa localidad o país, de su historia, de su economía, de su lengua y de sus gentes. Esto nos dará una buena base sobre lo que se puede y no se puede decir.

Teniendo una buena información, podemos conocer mejor los temas de conversación, los gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer. Aprenderemos la forma correcta de saludar, la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, la forma de agasajar, y en general de la forma de comportarnos sin causar ningún conflicto que pueda dar lugar a la rotura de las negociaciones o al enfriamiento de las relaciones con esa comunidad o país.

  1. Cuidar la imagen y tener buena apariencia

La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una presencia agradable es importante para nosotros y para los demás. Aunque debemos, como dijimos antes, conocer qué puede ser para ellos “tener buena presencia” según sus costumbres, su cultura, etcétera.

Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien. Una buena imagen también la da comportarnos bien en cuanto al uso de los gestos y las buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar, sonreír … todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales. No hay nada peor que caer en la más absoluta de las pedanterías forzando nuestros modales hasta el límite de lo ridículo. Seamos sencillos, educados y naturales.

  1. Respetar las jerarquías

Debemos conocer bien los distintos rangos o las jerarquías tantos sociales, como políticas y económicas del entorno en el que nos movemos o del lugar de destino donde vamos a viajar. Aunque en determinados países no sean de gran importancia, en la mayoría el respeto a las personas según su estatus o jerarquía puede ser una parte esencial de su identidad.

Debemos ser capaces de establecer una correcta comunicación con nuestros interlocutores, tanto de forma verbal como escrita, y para ello necesitamos conocer la realidad de sus “categorías”. Nunca hay que ser exagerados y en caso de duda lo mejor es informarse sobre esa materia o cuestión que desconocemos. En el caso de los tratamientos, por ejemplo, es mejor utilizar un tratamiento superior a uno inferior en el caso de tener dudas a este respecto -es mejor “pasarse” por exceso que quedarse corto-.

  1. Conocer nuestros límites y los de los demás

Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, trataremos de “utilizar” en nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor.

Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora bien, hay que tratar de convencer y nunca de imponer. Tratar de persuadir haciéndoles ver que nuestras razones son mejores que las suyas.

  1. Controlar la situación

Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos dominar las técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco de psicólogos y tratar en todo momento de comprender la postura de nuestros interlocutores.

Las relaciones comerciales al igual que las personales, se basan en la confianza y, en cierta medida, en la amistad. Si no controlamos o dominamos la situación puede dar una sensación de inseguridad que puede generar una cierta desconfianza por parte de nuestros interlocutores. Una negociación, generalmente, basada en la desconfianza, tiene poco futuro de llegar a buen término.

  1. Honradez y lealtad: no compartir la información valiosa

La seguridad es muy importante. Es un detalle muy pocas veces tenido en cuenta por ciertos directivos y ejecutivos de empresas (generalmente, pequeñas y medianas). Hay muchas partes de un negocio que son susceptibles de ser robadas, filtradas o copiadas. Una idea, puede costar muchos miles de millones de euros. No siempre se roban planos, maquetas, etcétera. Se “roban” muchas ideas expresadas en una simple reunión de negocios. Así todo hay que tener cuidado con las carpetas y maletines repletos de documentos, propuestas, etcétera. El mismo cuidado que hay que tener con informes y otra documentación sensible que puede hacer referencia a personas o empresas de la competencia.

  1. Aceptar las diferencias y respetarlas

Respeto por los demás. Con este simple término se logran muchas cosas a la vez: dejar en buen lugar a nuestra empresa o compañía (a la que representamos); dejar en buen lugar a nuestro país o comunidad -al que representamos de forma indirecta, ya que mucha gente valora en un primer momento el país o comunidad, por las personas que conoce del mismo-. Y lo más importante, nos dejaremos en buen lugar a nosotros mismos quedando unas personas bien educadas, elegantes y que saben estar y comportarse.

Ante cualquier tipo de situación hay que saber “mantener el tipo” y la compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase y elegancia de una persona. Hay que tratar de hacerlo por nosotros mismos y por lo que representamos en ese momento. Somos los “embajadores” de nuestra empresa en ese momento y de nosotros mismos.

 

2018-08-08T09:09:23+00:0008/08/2018|Protocolo|0 Comentarios

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