En la sociedad global y conectada en la que vivimos, las empresas e instituciones buscan llegar a su público objetivo de todas las formas posibles. Con el fin de dar a conocer sus productos, proyectos, logros o nuevas metas, han de crear una abierta relación con el mercado en el que se mueven para formar nuevas relaciones y oportunidades de negocio. Cada producto o idea necesita de un acto hecho a su medida. Hoy en día, los eventos pequeños y sencillos son un arma potente para generar impactos positivos. En nuestro Blog os damos las claves de este tipo de actos.

Las agencias de eventos son especialistas en el trabajo de conceptualización, gestión y producción de todo tipo de eventos profesionales. Congresos, jornadas, foros, inauguraciones, presentaciones, encuentros, desayunos son algunas de las diversas opciones que podemos manejar a la hora de realizar un evento. Pero cuando organizamos un evento, lo primero que debemos meditar es el tipo de evento que vamos a realizar y decidir por el que pensemos que sea más adecuado para alcanzar los objetivos que nos hemos planteado.

Pero también debemos decidir pensando en un acto que defina el estilo, valores y la personalidad de la empresa o institución a la que representamos. Y no siempre los grandes eventos son los más adecuados, puesto que en ocasiones tendremos que celebrar eventos pequeños, íntimos, de ambiente muy recogido. Son muy interesantes pues tienen ciertas particularidades que los hacen diferentes del resto y, por tanto, también su preparación tiene ciertas características diferenciales.

Las ventajas que nos encontramos a la hora de organizar un evento de dimensiones pequeñas son fundamentalmente tres: atención personal, bajo coste económico y mayor flexibilidad a la hora de resolver imprevistos. El ambiente íntimo, relajado y personal que se alcanza en un evento con un bajo número de asistentes, permite que se cree una atmósfera de trabajo y atención muy interesante para crear y afianzar las relaciones entre los asistentes y la empresa o institución que organiza el acto. El trato cercano, personal y directo hará que el público se sienta importante para la marca y disfrute al cien por cien del acto.

Otro aspecto para destacar es el bajo coste económico que suponen este tipo de actos. Son un arma muy importante para empresas de pequeño y mediano tamaño, que pueden beneficiarse de las ventajas de un evento sugestivo e interesante sin tener que hacer un desembolso importante de dinero. La tercera razón, y no menos importante, es la gran flexibilidad que ofrece un acto de estas dimensiones reducidas. No es lo mismo responder a 50 personas que ante 1.500 en un posible imprevisto que surja en el último momento.

Ya hemos visto las ventajas y posibilidades que acarrea la celebración de un evento íntimo. Ahora vamos a repasar los puntos que deberemos tener en cuenta cuando se organiza un acto de estas características. Cinco son los elementos primordiales:

1.- Elección del lugar.- Como no necesitamos tanto espacio por la cantidad de público tenemos muchas opciones a nuestro alcance. Las propias instalaciones de nuestra empresa, terrazas con vistas panorámicas, salas acogedoras y con estilo de hoteles, espacios de centros de negocios o salas de recintos históricos o emblemáticos de la ciudad donde realizar el evento.

2.- Diseño.- La decoración es un factor determinante en este tipo de actos. Sirve para darle personalidad al espacio seleccionado y para transmitir una buena imagen de nuestro acto. Debemos de pensar que, hoy en día, con las redes sociales y los móviles se tiende a compartir muchas de las vivencias personales y será importante que todo esté perfecto para transmitir una correcta imagen.

3.- Asistencia.- Al organizar un evento con una asistencia reducida debemos controlar las confirmaciones con un seguimiento personalizado. Este acto nos servirá para transmitir que cuidamos el acto y a las personas que asisten y, a la misma vez, para poder reaccionar si comprobamos que no se va a alcanzar el cuórum necesario para celebrar el acto. Asimismo, controlar el volumen de asistencia nos permitirá ajustar el presupuesto.

4.- Trato personalizado.- En cualquier acto debemos dar el mejor trato posible. Pero en este tipo de eventos reducidos, el trato personal, impecable y cercano es fundamental. Es la base de la puesta en marcha de estos actos. Nuestros invitados se tienen que sentir cuidados, atendidos en todo momento, para que disfruten de un ambiente íntimo y distendido. También debemos tener precaución para no caer en la incomodidad o el agobio a nuestros invitados.

5.- Presupuesto.- Es de vital importancia conocer el presupuesto del que disponemos para poder acotar el diseño del evento. Es una información trascendente para decir el lugar donde haremos el acto; el contenido del catering; los medios técnicos a utilizar; facilitar la conectividad en la sala o entregar un obsequio a los asistentes.