Todo congreso necesita de un análisis y de una memoria previa donde se recojan todos los puntos claves para sentar las bases organizativas del evento. Dentro de ese briefing inicial, también se debe contemplar como parte esencial el programa paralelo de actividades para los asistentes y sus acompañantes. Repasamos los puntos esenciales para desarrollar un buen programa paralelo.

Para comenzar a diseñar el programa social de un congreso, debemos realizar un análisis de los públicos objetivos que van a participar en tal evento. Es importante contar con la máxima información posible del sector al que va dirigido el congreso; las características del público que participará; sus niveles profesionales; el origen de los posibles asistentes; sus intereses profesionales y turísticos; su nivel adquisitivo; sus intervalos de edad; sus costumbres y valores y las necesidades del sector al que se dirige el congreso.

Debemos entender que las personas que acuden a un congreso, no lo hacen exclusivamente para escuchar una serie de ponencias. También cuentan con otros objetivos que podríamos resumir en estos cinco puntos:

  • Informarse de las novedades de la profesión, centros de formación, publicaciones, legislación.
  • Hallar las ideas adecuadas a sus aspiraciones y problemas.
  • Elevar sus conocimientos de todo tipo.
  • Descansar de su quehacer diario y hacer algo de turismo.
  • Conseguir nuevos amigos y contactos de su ramo.

Conociendo todos estos objetivos, es un error pensar que el programa social se debe ajustar exclusivamente a los objetivos de descanso, a la interrelación personal o hacer turismo en la ciudad sede del evento. Es por esta razón, que entre los objetivos del congreso, además del original de ofrecer un excelente contenido científico, debemos trabajar para generar un buen programa social.

La línea entre el programa social y el programa de acompañantes cada vez es más fina y, en algunos casos, inexistente. Hace años, los congresistas -en su mayoría hombres- llevaban a sus esposas, generalmente amas de casa, surgiendo la necesidad de “distraerlas” mientras su marido asistía al congreso. En nuestros días, esta situación ya no ocurre puesto que el acceso de la mujer a puestos de responsabilidad ha servido para equiparar los asistentes, lo que hace modificar la elección del programa de acompañantes.

Desde hace poco, lo que se viene haciendo es diseñar y preparar un programa social que sea atractivo para todos los congresistas y en algunos momentos incorporar al mismo a los acompañantes, a aquellos actos que verdaderamente sean sociales. Además, también se les deja tiempo para que puedan hacer turismo por su propia cuenta, para lo que se les facilita toda la información posible para que dicha tarea lúdica sea fácil de hacer.

Debemos partir de la base de que un congreso es un acto social en sí mismo. De esta manera, al planificar las actividades se debe tener en cuenta la necesidad de que todo lo que se organice para los asistentes, esté al servicio de los fines fundamentales del mismo. Y esto, como hemos dicho anteriormente, no solo se consigue con un excelente programa científico, sino que se potencia de manera esencial con un elaborado programa social que deje satisfechos a todos los participantes al evento. Por último, hay que indicar que todas estas actividades se deben organizar con el fin de divertir y entretener a los asistentes.

Estas actividades que se podrían preparar podrían ir en la siguiente línea:

  • Almuerzos y cenas.
  • Fiestas específicas o reuniones temáticas.
  • Rutas culturales, gastronómicas o musicales.
  • Masterclass temáticas (cultura, música, etc).
  • Visitas guiadas.
  • Actividades relacionadas con el contenido del evento.