El mundo sigue impactado con la pandemia del coronavirus y su rápida expansión. La crisis sanitaria ha afectado duramente a la economía y a todos los sectores empresariales. En el terreno de la organización de eventos, el confinamiento ha cancelado todos los actos previstos. El mundo ha cambiado y las empresas deben adaptarse a la nueva situación. Analizamos en nuestro Blog las posibilidades que se nos presentan con los eventos virtuales.

Desde mitad de febrero, infinidad de eventos, congresos, mesas redondas, jornadas, encuentros y actos se han cancelado en todo el mundo. Con este panorama, provocado por la crisis sanitaria del COVID-19, muchas empresas e instituciones se están planteando la posibilidad de realizar dichos actos de manera virtual. Es una forma de seguir celebrando eventos pero tendremos que tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de comenzar a planificar y saber decidir las herramientas a utilizar para que todo salga correctamente.

En el aspecto técnico, lo primero que tendremos que tener en cuenta es que la mayoría de los eventos que podemos pensar, pueden tener una adaptación digital. En este sentido, es posible realizar congresos, ferias, ciclo de conferencias aunque tenemos algunas modificaciones relacionadas con los sentidos. Incluso se podrán desarrollar actividades de teambuilding, clases de formación o jornadas de networking con un nivel de interacción más que aceptable. El único inconveniente en ferias o congresos con este tipo de acto o reunión virtual es que no podremos oler, tocar, saborear los productos o bienes que la compañía que participe quiera presentar.

Otro de los aspectos técnicos que se deben tener en cuenta es la plataforma a utilizar para poder celebrar el evento. Ante la avalancha de plataformas que se ofertan, debemos conocer los dos tipos que existen para poder elegir la más conveniente al acto que pretendemos desarrollar. Las plataformas pasivas son semejantes a un espacio webinar, que permiten ver y oír solamente. No están preparadas para disponer de un avatar que nos facilite moverse por entornos virtuales o llegar a interactuar con las personas que participen en el encuentro.

Las plataformas interactivas son las que nos permiten mantener un alto grado de interacción y la experiencia de disfrutar de la tecnología de realidad virtual en toda su dimensión. En este caso sí podremos desplazarnos y visitar un espacio como si estuviéramos allí presentes, interactuando con las demás personas que participen. Otra de las grandes diferencias entre las dos plataformas es el precio, ya que la opción interactiva es más costosa.

Una vez que nos hemos decidido por la plataforma a utilizar, la puesta en marcha de un evento virtual es similar a la de un acto presencial. En todo momento, debemos pensar en seguir los pasos para conseguir que nuestro acto sea un éxito. Para ello, debemos contemplar tres fases bien diferenciadas:

Pre-producción: Es la fase de desarrollo de todos los preparativos previos al evento, donde el elemento más importante es la creación del briefing o proyecto del acto.

Producción: Es la fase donde se desarrolla el plan de trabajo, que viene definido en el briefing..

Post-producción: Es la fase donde se analizan los resultados, donde se valora si se han conseguido los objetivos; si se han cumplido los presupuestos, etc.